Kraków – 25 maja 2013 r.
Zapytanie ofertowe
Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego
Towarzystwa Kardiologiczego "Kardiologia Prewencyjna 2013" zwraca się z prośbą o
przedstawienie oferty na organizację konferencji.
Przedmiot Zapytania ofertowego
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego
Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2013 - wytyczne,
wątpliwości, gorące tematy".
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć
będzie:
1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z
przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji
5. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt
medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy
wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
7. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
8. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa
recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie
faktur uczestnikom kongresu.
9. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników
Kongresu, w tym rezerwacja hotelu klasy **** dla wszystkich zaproszonych Gości
Konferencji, ok. 20-25 osób
10. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną
11. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
12. Zapewnienie transportu dla Gości Konferencji (ok. 30-40 osób)
13. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres
poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez
recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu
Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
14. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi,
wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
15. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
16. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu
Konferencji
17. Opracowanie logo Konferencji
Informacje ogólne
1. Konferencja powinna odbyć się w listopadzie 2013 r.
2. Przewidywana liczba uczestników: 300-350 osób
3. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji
i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo
swobodnego wyboru oferty lub jej części, nie przyjęcia oferty bez podania
przyczyn, a także prowadzenia negocjacji.
4. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych
przedstawicieli obu stron.
5. Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w
stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK ani w stosunku do
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
a. nazwę i adres oferenta,
b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej
wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty ,
c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do
reprezentowania oferenta,
d. szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
e. wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać,
f. wskazanie terminu obowiązywania oferty,
g. określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
h. oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w
Zapytaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego
Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii
PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz
złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub
niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem
Zapytania ofertowego,
i. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania
upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie
likwidacji,
j. oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej
odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie
uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera
drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w
wyznaczonym terminie o brakujące dane.
Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:
 Cena
 Ryzyko finansowe dla Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK
 Doświadczenie, w tym w realizacji projektów we współpracy z Sekcją
Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej: 31 V 2013 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 7 VI 2013 r.
Podpisanie umowy: do 28 VI 2013 r.
Oferty należy przesłać w terminie do dnia 31 V 2013 r. na adres:
Piotr Jankowski
I Klinika Kardiologii, Elektrokardiologii Interwencyjnej i Nadciśnienia Tętniczego
Instytut Kardiologii, Uniwerstet Jagielloński Collegium Medicum
Ul. M. Kopernika 17
31-501 Kraków
Łączymy wyrazy szacunku
Komitet Organizacyjny Konferencji