Zaproszenie do składania ofert na organizację konferencji SITKiR PTK

2013-10-24
Szanowni Państwo

Sekcja Intensywnej Terapii Kardiologicznej i Resuscytacji Polskiego Towarzystwa Kardiologiczne organizuje „II Konferencję Intensywnej Terapii Kardiologicznej ”.

Termin konferencji: 29.03.2014.
Miejsce Konferencji : Katowice
Przewidywana liczba uczestników: ~ 300


Organizację Konferencji Zarząd Sekcji Intensywnej Terapii Kardiologicznej i Resuscytacji pragnie powierzyć profesjonalnej instytucji z dużym doświadczeniem.

Do głównych obowiązków firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
 1. Rejestracja uczestników i pośrednictwo w rezerwacji miejsc hotelowych.
 2. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, fachowe czasopisma).
 3. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
 4. Rejestracja uczestników w trakcie konferencji.
 5. Zabezpieczenie odpowiedniej liczby miejsc hotelowych do indywidualnej dyspozycji i rezerwacji uczestników.
 6. Zakwaterowanie wykładowców w hotelu.
 7. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
 8. Zapewnienie obsługi technicznej sesji (nagłośnienie sal, rzutniki, komputery, zorganizowanie pokoju przygotowawczego dla wykładowców).
 9. Zapewnienie obsługi cateringowej.
10. Zapewnienie pomocy firmom farmaceutycznym/medycznym w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
11. Zabezpieczenie formalno-prawne konferencji.


Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 13.11.2013 do godz. 15.00 na adres:

Prof. dr hab. n. med. Beata Średniawa
Katedra Kardiologii, Wrodzonych Wad Serca i Śląskie Centrum Chorób
ul. M. C. Skłodowskiej
41-800 Zabrze

z dopiskiem „Konferencja ITKiR 29.03.2014 ”.

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji. Dodatkowo w postępowaniu ofertowym należy dołączyć następujące dane dokumenty w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania
upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie
likwidacji.
5. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej
odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty z podaniem preliminarza szczegółowego finansowego na każde z wymaganych zadań.


Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron
Z tytułu nie przyjęcia oferty lub niewybraniem żadnej oferty, oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Intensywnej Terapii Kardiologicznej i Resuscytacji ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą ( także związanych z unieważnieniem )


Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Zarządu Sekcji ITKiR.

Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- ryzyko finansowe dla Sekcji ITKiR
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów:

Lp.Rodzaj kosztów
1.Warunki wynajmu sal wykładowych w Centrum Konferencyjnym
(wynegocjowane ceny – cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej)
2.Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego
3.Materiały konferencyjne
4.Informacja o konferencji
5.Obsługa konferencji
6.Noclegi
7.Catering
8.Inne koszta
9.Honorarium


Harmonogram
Termin składania ofert: 13.11.2013
Otwarcie Ofert i rozstrzygnięcie: 18.11.2013
Podpisanie umowy: 20.11.2013



Komitet Organizacyjny II Konferencji Intensywnej Terapii Kardiologicznej 29.03.2014

Prof. dr hab. n. med. Beata Średniawa
Dr n. med. Jacek Kowalczyk
Dr n. med. Robert Zymliński