Zapytanie ofertowe dotyczące organizacji XX Sympzjum SRKiFW PTK

2015-05-07
Komitet Organizacyjny XX Sympozjum Sekcji Rehabilitacji Kardiologicznej
i Fizjologii Wysiłku Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego zwraca się
z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji Sekcji w 2016 roku.

Przedmiot „Zapytania ofertowego”
Organizacja konferencji w Ustroniu lub okolicach.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
  1. Wynajem miejsca obrad i powierzchni pod wystawę firm farmaceutycznych.
  2. Aranżacja obiektu i dwóch sal wykładowych dla potrzeb konferencji.
  3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
  4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
  5. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych.
  6. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną, raporty zgłoszeniowe, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych i certyfikatów.
  7. Szeroka informacja o konferencji, bieżące komunikaty (media, strona internetowa).
  8. Przygotowanie i wydruk programu konferencji.
  9. Zapewnienie transportu dla wykładowców.
  10. Organizacja noclegów dla wykładowców, z możliwością noclegu dla części uczestników, w miejscu konferencji.
  11. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z wykładowcami.
  12. Prowadzenie strony internetowej konferencji.
  13. Przygotowanie imprez towarzyszących.


  14. Informacje ogólne
    1. Konferencja odbędzie się w terminie 10-13 luty 2016 ( 10.02.2016 od godz. 16.00 rejestracja uczestników, zakończenie 13.02.2016 około godz.14.00 )
    2. Przewidywana liczba uczestników konferencji: 200 osób.
    3. Komisja konkursowa zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
    4. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.

    Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

    Informacje szczegółowe
    1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
    2. Oferta powinna zawierać:
      • nazwę i adres oferenta,
      • wydruk z CEiDG/KRS,
      • datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
      • szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
      • wskazanie terminu obowiązywania oferty,
      • określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
      • oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
      • oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
    3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
    4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.


    Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:
    • Cena
    • Doświadczenie
    • Wiarygodność


    Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z:
    dr n. med. Zbigniew Eysymontt
    prof. dr hab. Ryszard Piotrowicz
    dr n. med. Dominika Szalewska
    dr n. med. Jadwiga Wolszakiewicz

    Harmonogram:
    Termin składania ofert w formie pisemnej: 05.06. 2015 .
    Rozstrzygnięcie: do 15.06. 2015 .
    Podpisanie umowy: do 30.06. 2015 .

    Oferty należy przesłać (z dopiskiem na kopercie: „Konferencja Sekcji Rehabilitacji”) w terminie do dnia 05.06. 2015 na adres:

    Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
    Biuro Zarządu Głównego PTK
    ul. Stawki 3 A lok. 1-2
    00-193 Warszawa

    Informacje:
    Jadwiga Wolszakiewicz
    tel.: 501538166
    jwolszakiewicz@ikard.pl