UROCZYSTOŚĆ CENTRALNYCH OBCHODÓW
ŚWIATOWEGO DNIA SERCA
Warszawa, niedziela, 25 września 2016 r.


ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

I.

Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”), w ramach prowadzonej działalności statutowej, planuje imprezę plenerowo-medialną o charakterze pikniku/festynu z okazji przypadającego 25 września 2016 roku Uroczystości Centralnych Obchodów Światowego Dnia Serca („Impreza”). W związku z tym PTK zamierza powierzyć organizację Imprezy profesjonalnej firmie zajmującej się działalnością w zakresie public relations, organizowaniem dużych imprez plenerowych (w tym imprez masowych), pozyskiwaniem sponsorów oraz współpracującej z Telewizją Polską S.A. („Organizator”). Wskazane jest także doświadczenie Organizatora w promowaniu działalności związanej z medycyną i/lub zdrowiem.


II.

Impreza odbędzie się pod patronatem i z udziałem ekspertów Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego. Celem imprezy jest szeroki oddźwięk medialny i społeczny prowadzący do przekazania społeczeństwu określonych treści z zakresu zdrowego stylu życia.
PTK oczekuje, że Organizator będzie miał znaczący udział w pozyskaniu funduszy sponsorskich pokrywających koszty Imprezy i honorarium Organizatora.
Proponowana lokalizacja Imprezy – Warszawa, Podzamcze przy fontannach.
Czas trwania Imprezy – co najmniej 8 godzin.

Do obowiązków Organizatora należałoby m.in. zorganizowanie następujących elementów zasadniczych Imprezy:

a) scena;

b) program edukacyjno-rozrywkowy realizowany na scenie i obejmujący:
i) prowadzenie przez konferansjera/konferansjerów;
ii) występy artystów i zespołów (piosenki z sercem w tytule, kabaret, taniec);
iii) wywiady i prezentacje z udziałem ekspertów i osób publicznych (aktorzy, znani sportowcy, lekarze, politycy) dotyczące:
- pomiaru i znaczenia właściwej kontroli ciśnienia tętniczego;
- problemu nadwagi i otyłości;
- zdrowej diety (z ew. pokazami kulinarnymi);
- szkodliwości palenia tytoniu i metod odzwyczajania się od nałogu;
- korzyści płynących z aktywności fizycznej;
- kontroli gospodarki lipidowej (cholesterol itd.);
- ogłaszanie i rozstrzyganie konkursów dla publiczności.

c) otoczenie sceny:
i) organizacja (chronionych przed ewentualnymi niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi) punktów;
- pomiaru ciśnienia;
- poziomu cholesterolu całkowitego;
- wskaźnika masy ciała i obwodu talii;
- badania EKG, Echo serca, pulsoksymetrii, monitorowania rytmu serca;
- demonstracji defibrylacji i reanimacji;
- obliczania wskaźnika ryzyka chorób układu krążenia (tzw. SCORE);
- dystrybucji materiałów edukacyjnych i drobnych podarunków dla dzieci i młodzieży;
ii) organizacja zabaw, gier i konkursów dla dzieci, młodzieży i dorosłych.


Inne obowiązki Organizatora związane z Imprezą

a) Logistyka i PR:
i) uzyskanie formalnych zezwoleń i zabezpieczenie Imprezy, w tym odpowiednie ubezpieczenia;
ii) promocja Imprezy, koordynacja druku i dystrybucja materiałów edukacyjnych oraz współpraca z mediami;
iii) szczegółowa koordynacja warunków produkcji telewizyjnej obejmującej ewentualną transmisję i/lub relację z Imprezy, w tym uzgodnienia z Telewizją Polską S.A. i Biurem Reklamy Telewizji Polskiej S.A. dopuszczalnego zakresu eksponowania reklamowanych treści i logo sponsorów.


b) Finanse i rozliczenia

i) środki finansowe pozyskiwane przez Organizatora oraz PTK na przeprowadzenie Imprezy będą gromadzone na utworzonym w tym celu przez PTK subkoncie.
ii) scenariusz Imprezy może być zmodyfikowany za zgodą obu stron w sytuacji uzyskania niewystarczających środków na jego pełną realizację;
iii) rozliczenie środków finansowych Imprezy zostanie dokonane przez księgowość PTK.
iv) wypłata honorarium Organizatorowi nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez Zarząd PTK;

III.

Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, z podaniem wstępnego scenariusza Imprezy, przewidywanego jej budżetu, informacji dotyczących przewidywanego udziału sponsorów i zakresu ich pomocy należy składać w terminie do 11 września 2015 roku na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Zarząd Główny
ul. Stawki 3 A lok.1-2
00-193 Warszawa

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w dziedzinie public relations, doświadczeń w zakresie organizowania dużych imprez plenerowych, współpracy z Telewizją Polską S.A., współpracy z potencjalnymi sponsorami oraz ewentualnych doświadczeń w zakresie promocji działalności związanej z medycyną i/lub zdrowiem.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:


1. Oświadczenie o braku konfliktu interesów pomiędzy Firmą, jej przedstawicielami prawnymi oraz osobami reprezentującymi komitet organizacyjny Imprezy także biorącymi w niej udział.
2. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
3. Koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym ofertą.
4. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
5. W przypadku oferentów nie sporządzających bilansu – informacja o obrotach, zyskach oraz zobowiązaniach i należnościach ogółem za okres trzech ostatnich lat obrotowych,
a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności.
6. W przypadku oferentów sporządzających bilans – bilans oraz rachunek zysków i strat za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności.
7. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
8. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
9. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.
10. Formularz kosztorysu ŚDS – Załącznik do „Zapytania ofertowego”.


IV.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.

PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również niewybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadniania swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.

Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66 – 71 kodeksu cywilnego.

Konsultantem Prawnym PTK jest Kancelaria Prawna:
Łozowska & Reczyńska-Ratajczak sp. K.
ul. Marokańska 4 L
03-977 Warszawa
fax: 22/ 672-01-04