Zaproszenie do składania ofert na organizację konferencji Sekcji Rytmu Serca PTK: POLSTIM 2016 i POLSTIM 2017

2015-10-21
Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Rytmu Serca PTK organizuje:

I. „POLSTIM 2016 – XXVII Konferencję Sekcji Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”
oraz

II. „POLSTIM 2017 – XXVIII Konferencję Sekcji Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”

Terminy konferencji: 19-21.05.2016 r.
Miejsce konferencji: zmiana miejsca na Wisła (Hotel GOŁĘBIEWSKI)


25-27.05.2017 r.
Miejsce konferencji: Rzeszów (Hotel HILTON)



Przewidywana liczba uczestników: 500

Organizację konferencji Sekcja Rytmu Serca PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie
z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych.
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia
i systemu dla przyjmowania prezentacji.
3. Nadzór obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
4. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
5. Przygotowanie toreb z materiałami kongresowymi.

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów
i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji,
w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji.
4. Nadzór nad zakwaterowaniem, wyżywieniem oraz ew. transportem dla zaproszonych Gości.
5. Organizacja dodatkowych spotkań Zarządu SRS PTK, wykładowców.

Zadanie 3:
1. Zapewnienie przepływu informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 03.11.2015 r. do godz. 15.00 na adres:
Oddział Kliniczny Kardiologii,
Katedra Kardiologii, Wrodzonych Wad Serca i Elektroterapii SUM
Śląskie Centrum Chorób Serca
Ul. M. Curie-Skłodowskiej 9
41-800 Zabrze
z dopiskiem „POLSTIM”

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań
w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej
z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.

Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- ryzyko finansowe dla Sekcji Rytmu Serca PTK
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów.

Rodzaj kosztów
1. Warunki wynajmu sal wykładowych w Centrum Konferencyjnym (wynegocjowane ceny –
cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej).
2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego.
3. Materiały konferencyjne.
4. Informacja o konferencji.
5. Obsługa konferencji.
6. Noclegi.
7. Catering.
8. Inne koszty.
9. Honorarium.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również niewybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.


Dr hab. med. Oskar Kowalski
Przewodniczący Sekcji Rytmu Serca PTK