Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Krążenia Płucnego organizuje:

„V Ogólnopolską Konferencję Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 18-19 listopad 2016 r
Miejsce konferencji: Poznań
Przewidywana liczba uczestników: ~ 250 osób

Organizację konferencji Sekcji Krążenia Płucnego PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych.
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
4. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
5. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 14 dni od podpisania umowy).
6. Ubezpieczenie konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 31.12.2015 r. na adres:

Prof. dr hab. Tatiana Mularek-Kubzdela
I Klinika Kardiologii Uniwersytetu Medycznego im K. Marcinkowskiego w Poznaniu, Ul. Długa ½ Poznań
z dopiskiem „VI Konferencja Sekcji Krążenia Płucnego PTK ”.

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres: tatianamularek@wp.pl

Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
7. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać,
8. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem,
9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego i Zarządu Sekcji Krążenia Płucnego.

Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:

• I etap złożenie oferty;
• II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.

PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 31 grudnia 2015.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 15 stycznia 2016
Planowane podpisanie umowy: 10 lutego 2016.



Michał Ciurzyński
Tatiana Mularek-Kubzdela
w imieniu Komitetu Organizacyjnego
VI Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.