Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, organizuje:
„83 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego/XII Konferencję „Kardiologii Polskiej”.
Termin konferencji: 15-16 maja 2020r.
Miejsce konferencji: Hotel NARVIL, Serock
Przewidywana liczba uczestników: 600
Organizację konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Współpraca z obiektem w zakresie
- Aranżacji obiektu i sal wykładowych dla potrzeb konferencji;
- Zapewnienia obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji. Jeżeli w/w obsługa, przygotowanie pomieszczeń oraz systemu do przyjmowania prezentacji jest w gestii hotelu NARVIL do zadań firmy należy sprawdzenie poprawności działania i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z hotelem NARVIL odpowiednich działań naprawczych/uzupełniających;
- Zabezpieczenia przed salami wykładowymi monitorów z programami danej sesji. Jeżeli monitory zapewnia hotel NARVIL do zadań firmy należy sprawdzenie poprawności działania i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z hotelem NARVIL odpowiednich działań naprawczych/uzupełniających;
- Zapewnienia obsługi cateringowej dla uczestników konferencji;
- Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. Zapewnienie wyświetlania na monitorach przed salami wykładowymi ew. reklam firm sponsorujących Wiosenną Konferencję PTK
2. Zakup identyfikatorów;
3. Certyfikacja udziału w Konferencji w formie papierowej w miejscu odbywania się Konferencji lub mailowo. Możliwość samodzielnego pobrania certyfikatu ze strony internetowej Konferencji (po uprzednim zalogowaniu się).
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi;
Zadanie 2:
- Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych;
- Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
- Zorganizowanie zakwaterowania dla uczestników konferencji w hotelu NARVIL i hotelach znajdujących się w najbliższej okolicy.
- Zorganizowanie transportu dla osób zarejestrowanych elektronicznie na Wiosenną Konferencję PTK 2020 z Dworca Centralnego do hotelu NARVIL (piątek 15.05.2020) – przed rozpoczęciem Konferencji i z hotelu NARVIL do Dworca Centralnego (sobota, 16.05.2020) – po zakończeniu Konferencji
Zadanie 3:
- Zapewnienie informacji, korespondencji oraz transportu zaproszonych Gości, wykładowców i prezentujących prace naukowe;
- Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy);
- Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne);
- Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji, który preferencyjnie powinien mieć formę elektronicznej aplikacji, z podanym sposobem zainstalowania jej na telefonie komórkowym, tablecie lub komputerze. Ramowy program konferencji w postaci wkładek do identyfikatorów.
- Ubezpieczenie konferencji.
- Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Zadanie 4:
- Współpraca z Red. Nacz. „Kardiologii Polskiej” w zakresie promocji pisma podczas Konferencji;
- Zorganizowanie kawiarenki internetowej ze „strefą redakcyjną”;
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 10 listopada 2019 r. na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK
ul. Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa
z dopiskiem: „83 Wiosenna Konferencja PTK/ XII Konferencja „Kardiologii Polskiej”.
Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
- Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
- Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
- Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Komitet Organizacyjny
83 Wiosennej Konferencji PTK/ XII Konferencji „Kardiologii Polskiej”