Zapytanie ofertowe na organizację 83 Wiosennej Konferencji Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego / XII Konferencji „Kardiologii Polskiej"

2019-11-04

Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, organizuje:

„83 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa  Kardiologicznego/XII Konferencję „Kardiologii Polskiej”.

Termin konferencji:  15-16 maja 2020r.

Miejsce konferencji: Hotel NARVIL, Serock

Przewidywana liczba uczestników: 600

 

Organizację konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie  z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Współpraca z obiektem w zakresie

  1. Aranżacji obiektu i sal wykładowych dla potrzeb konferencji;
  2. Zapewnienia obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji. Jeżeli  w/w obsługa, przygotowanie pomieszczeń oraz systemu do przyjmowania prezentacji jest w gestii hotelu NARVIL do zadań firmy należy sprawdzenie poprawności działania i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z hotelem NARVIL odpowiednich działań naprawczych/uzupełniających;
  3. Zabezpieczenia przed salami wykładowymi monitorów z programami danej sesji. Jeżeli monitory zapewnia hotel NARVIL do zadań firmy należy sprawdzenie poprawności działania i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z hotelem NARVIL odpowiednich działań naprawczych/uzupełniających;
  4. Zapewnienia obsługi cateringowej dla uczestników konferencji;
  5. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. Zapewnienie wyświetlania na monitorach przed salami wykładowymi ew. reklam firm sponsorujących Wiosenną Konferencję PTK

2. Zakup identyfikatorów;

3. Certyfikacja udziału w Konferencji w formie papierowej w miejscu odbywania się Konferencji lub mailowo. Możliwość samodzielnego pobrania  certyfikatu ze strony internetowej Konferencji (po uprzednim zalogowaniu się).

4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi;

 

Zadanie 2:

  1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych;
  2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
  3. Zorganizowanie zakwaterowania dla uczestników konferencji w hotelu NARVIL i hotelach znajdujących się w najbliższej okolicy.
  4. Zorganizowanie transportu dla osób zarejestrowanych elektronicznie na Wiosenną Konferencję PTK 2020 z Dworca Centralnego do hotelu NARVIL (piątek 15.05.2020) – przed rozpoczęciem Konferencji i z hotelu NARVIL do Dworca Centralnego (sobota, 16.05.2020) – po zakończeniu Konferencji

 

Zadanie 3:

  1. Zapewnienie informacji, korespondencji oraz transportu zaproszonych Gości, wykładowców i prezentujących prace naukowe;
  2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy);
  3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne);
  4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji, który preferencyjnie powinien mieć formę elektronicznej aplikacji, z podanym sposobem zainstalowania jej na telefonie komórkowym, tablecie lub komputerze. Ramowy program konferencji w postaci wkładek do identyfikatorów.  
  5. Ubezpieczenie konferencji.
  6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

 

Zadanie 4:

  1. Współpraca z Red. Nacz. „Kardiologii Polskiej” w zakresie promocji pisma podczas Konferencji;
  2. Zorganizowanie kawiarenki internetowej ze „strefą redakcyjną”;

 

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 10 listopada 2019 r. na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne

Biuro Zarządu Głównego PTK

ul. Stawki 3 a lok. 1-2

00-193 Warszawa

z dopiskiem: „83 Wiosenna Konferencja PTK/ XII Konferencja „Kardiologii Polskiej”.

 

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

  1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
  2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
  3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że  oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

 

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.

 

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

 

Komitet Organizacyjny

83 Wiosennej Konferencji PTK/ XII Konferencji „Kardiologii Polskiej”