Zapytanie ofertowe 

Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2020" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji. 

Przedmiot zapytania ofertowego

Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2020 - nowości, wytyczne, wątpliwości", która odbędzie sie w Krakowie w listopadzie 2020 r. 

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji 
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji
5. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych 
7. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
8. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu.
9. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 70 osób
10. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
11. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 60-70 osób)
12. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
13. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
14. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
15. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Konferencji
16. Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji

Informacje ogólne
1. Konferencja odbędzie się w Krakowie w dniach 20-21 listopada 2020 r. 
2. Przewidywana liczba uczestników: 600 osób
3. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nieprzyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji. 
4. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. 
5. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK, ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
a. nazwę i adres oferenta,
b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty ,
c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
d. szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
e. wskazanie terminu obowiązywania oferty,
f. określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
g. oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w konkursie ofert i niezgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz ze złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
h. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
i. oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań. 
3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany w wyznaczonym terminie do uzupełnienia oferty o brakujące dane.

Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria: 

• Cena
• Ryzyko finansowe dla Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK
• Doświadczenie, w tym w realizacji projektów we współpracy z Sekcją Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej: 10 II 2020 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 11 II 2020 r.
Podpisanie umowy: do 2 III 2020 r.

Oferty należy przesłać w terminie do dnia 10 II 2020 r. na adres: 

Piotr Jankowski
I Klinika Kardiologii, Elektrokardiologii Interwencyjnej i Nadciśnienia Tętniczego
Instytut Kardiologii, Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum
ul. Jakubowskiego 2, Budynek G
30-688 Kraków

Informacje: 
Piotr Jankowski
tel.: 501348296
Listel: piotrjankowski@interia.pl 


Łączymy wyrazy szacunku

Komitet Organizacyjny Konferencji