Szanowni Państwo,

Sekcja Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (SKP PTK) organizuje: „11 Ogólnopolską Konferencję Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”.

Termin Konferencji:  21-23.10.2021

Miejsce Konferencji: Łódź, lub w wersji „hybrydowej”, lub całkowicie cyfrowej

Przewidywana liczba uczestników: 350 (w wersji stacjonarnej), 600 (w wersji hybrydowej/cyfrowej).

Organizację Konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem organizacji imprez podobnego typu, także w trybie „hybrydowym” i całkowicie „on-line”.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

Organizacja w warunkach stacjonarnych

1. wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad
2. aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji
3. zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, w tym stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów.
4. zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji (miejsce, firma cateringowa, nie obejmuje ceny posiłków)
5. przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
6. przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji.
7. zorganizowanie zabezpieczenia medycznego Konferencji
8. zakup akcesoriów do segregacji oraz spakowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych.

Organizacja w wersji hybrydowej

1. przygotowanie studia dla transmisji sesji (wykładów) z obecnością większości wykładowców na miejscu, z możliwością transmisji wykładów spoza studia
2. transmisja „on-line” i „off-line” wszystkich sesji dla zalogowanych uczestników Konferencji.
3. możliwość nagrania wybranych sesji w celu ich emisji w terminie późniejszym.
4. zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Konferencji „on-line” z możliwością zdawania pytań lub komentarzy poprzez wiadomości elektroniczne „chat”, do których mają dostęp prowadzący sesje. Stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów
5. zapewnienie możliwości reklamy (wirtualna wystawa, interaktywne stoiska wystawiennicze na stronie internetowej Konferencji) dla firm farmaceutycznych, producentów sprzętu medycznego i wyrobów medycznych podczas przerw oraz na dedykowanym kanale transmisji on-line (w tym przypadku z możliwością interakcji poprzez „chat”)
6. stworzenie mechanizmu dostępu do zawartości Konferencji po zalogowaniu uczestnika
   
   

Organizacja w wersji całkowicie cyfrowej

1. przygotowanie kanału dla transmisji sesji (wykładów) bez obecności na miejscu wykładowców, z transmisją wszystkich wykładów spoza studia.
2. transmisja „on-line” i „off-line” wszystkich sesji dla zalogowanych uczestników Konferencji.
3. możliwość nagrania wybranych sesji w celu ich emisji w terminie późniejszym.
4. zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Konferencji „on-line” z możliwością zdawania pytań lub komentarzy poprzez wiadomości elektroniczne „chat”, do których mają dostęp prowadzący sesje. Stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów.
5. zapewnienie możliwości reklamy (wirtualna wystawa) przez partnerów Konferencji ze strony przemysłu farmaceutycznego, producentów sprzętu medycznego i wyrobów medycznych w trakcie przerw oraz na dedykowanym kanale transmisji on-line (w tym przypadku z możliwością interakcji poprzez „chat”.
6. stworzenie mechanizmu dostępu do zawartości Konferencji po zalogowaniu uczestnika. 

Zadanie 2:

1. rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych
2. gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych
3. opracowanie i wdrożenie regulaminu uczestnictwa w Konferencji, w tym formularzy zgłoszeniowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z zakresu ochrony danych osobowych (jako administrator danych osobowych uczestników Konferencji)
4. organizacja zakwaterowania wraz z wyżywieniem, w tym rezerwacja hotelu klasy ***/**** dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji i wykładowców, ok. 100 osób)
5. zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną (wyłącznie w wersji stacjonarnej, w odległości maksymalnie 1000 m od miejsca obrad) dla uczestników Konferencji innych niż Goście Komitetu Organizacyjnego i wykładowcy
6. rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana
7. zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi Komitetu Organizacyjnego i wykładowcami, w tym dotyczącej zakwaterowania

Zadanie 3:

1. przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
2. przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
3. szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne)
4. przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji; ramowy program w postaci wkładek do identyfikatorów  
5. ubezpieczenie Konferencji
6. przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 28.02.2021 na adres:

Katedra Kardiologii Uniwersytetu Medycznego w Łodzi
ul. Kniaziewicza 1/5, 91-347 Łódź
z dopiskiem: „11 Ogólnopolska Konferencja Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”

oraz w wersji elektronicznej na adres kardiologia@umed.lodz.pl

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej)
2. dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia
3. zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że  oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z SKP PTK.

Oceny ofert dokona Komitet Organizacyjny Konferencji SKP PTK. 

Komitet zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Komitet Organizacyjny

11 Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego