Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”) z siedzibą w Warszawie przy  ulicy Stawki 3a lok. 1/2, 00-193 Warszawa, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000204939, NIP: 954-21-39-638  organizuje:

„XXVI Międzynarodowy Kongres  Polskiego Towarzystwa  Kardiologicznego” („Kongres”).

I. Termin Kongresu: wrzesień 2022 r. (3 dni)

II. Miejsce i forma odbycia Kongresu: stacjonarnie - Katowice, MCK (z zastrzeżeniem możliwości alternatywnej lokalizacji) lub w wersji „hybrydowej”, lub całkowicie „on-line” 

III. Przewidywana liczba uczestników Kongresu: ~ 5000 (w wersji „on-site”), 5000-10 000 (w wersji hybrydowej/on-line)

IV. Organizację Kongresu Zarząd Główny PTK pragnie powierzyć profesjonalnemu przedsiębiorcy z dużym doświadczeniem w organizacji imprez podobnego typu, także w trybie „hybrydowym” i całkowicie „on-line”.

V. Do głównych zadań podmiotu wybranego przez PTK do zorganizowania Kongresu należeć będzie:

Zadanie 1:

 A. Organizacja Kongresu „on-site”

1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych.
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Kongresu.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, w tym stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Kongresu (miejsce, firma cateringowa, nie obejmuje ceny posiłków).
5. Przygotowanie hali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Kongresu.
7. Zorganizowanie zabezpieczenia medycznego Kongresu.
8. Zakup, spakowanie i dystrybucja toreb z materiałami kongresowymi.

B. Organizacja Kongresu w wersji hybrydowej (szacowana liczba uczestników zdalnych 5-10 tys.; w tym wykładowcy ok. 300)

1. Przygotowanie co najmniej 5 studiów dla transmisji sesji (wykładów) z obecnością większości wykładowców na miejscu, z możliwością transmisji niektórych wykładów spoza studia.
2. Transmisja „on-line” i „off-line” wszystkich sesji dla zalogowanych uczestników Kongresu.
3. Możliwość nagrania wybranych sesji w celu ich emisji w terminie późniejszym.
4. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Kongresu „on-line” z możliwością zdawania pytań lub komentarzy poprzez „chat”, do którego mają dostęp prowadzący sesje. Stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów.
5. Zapewnienie możliwości reklamy (wirtualna wystawa, interaktywne stoiska wystawiennicze na stronie internetowej Kongresu) przez partnerów Kongresu ze strony przemysłu farmaceutycznego, producentów sprzętu medycznego i wyrobów medycznych
   w trakcie przerw oraz na dedykowanym kanale transmisji on-line (w tym przypadku
   z możliwością interakcji poprzez „chat”.
6. Stworzenie mechanizmu dostępu do zawartości Kongresu po zalogowaniu uczestnika.

C. Organizacja Kongresu w wersji całkowicie „on-line” (szacowna liczba uczestników 5-10 tys.)

1. Przygotowanie co najmniej 5 kanałów dla transmisji sesji (wykładów) bez obecności na miejscu wykładowców z transmisją wszystkich wykładów spoza studia.
2. Transmisja „on-line” i „off-line” wszystkich sesji dla zalogowanych uczestników Kongresu.
3. Możliwość nagrania wybranych sesji w celu ich emisji w terminie późniejszym.
4. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Kongresu „on-line” z możliwością zdawania pytań lub komentarzy poprzez „chat”, do którego mają dostęp prowadzący sesje. Stworzenie możliwości głosowania poprzez aplikacje mobilne na pytania zadawane w trakcie wykładów.
5. Zapewnienie możliwości reklamy (wirtualna wystawa) przez partnerów Kongresu ze strony przemysłu farmaceutycznego, producentów sprzętu medycznego i wyrobów medycznych w trakcie przerw oraz na dedykowanym kanale transmisji on-line (w tym przypadku z możliwością interakcji poprzez „chat”.
6. Stworzenie mechanizmu dostępu do zawartości Kongresu po zalogowaniu uczestnika.

Zadanie 2

1. Rejestracja uczestników Kongresu drogą elektroniczną przed i w czasie Kongresu z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z przygotowaniem i wydawaniem identyfikatorów, materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom Kongresu.
2. Opracowanie i wdrożenie regulaminu uczestnictwa w Kongresie, w tym formularzy zgłoszeniowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z zakresu ochrony danych osobowych (jako administrator danych osobowych uczestników Kongresu).
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem, w tym rezerwacja hotelu klasy ***/**** dla wszystkich zaproszonych Gości Kongresu, ok. 150 osób; dla wersji hybrydowej (Zadanie 1 w wersji B – 300 gości i wykładowców)
4. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną (wyłącznie w wersji „on-site”) dla uczestników Kongresu innych niż Goście Komitetu Organizacyjnego
5. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
6. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi Komitetu Organizacyjnego, w tym dotyczącej zakwaterowania.

Zadanie 3

1. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego Kongresu, przygotowanie programu naukowego do publikacji.
2. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym w wersji A i B zadania 1, dotyczącej zakwaterowania w trakcie Kongresu.
3. Przygotowanie i prowadzenie strony www Kongresu.

Zadanie 4:

1. Szeroka informacja o Kongresie (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
2. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Kongresu.
3. Wydanie gazety kongresowej.
4. Przygotowanie „toreb” na materiały dla uczestników Kongresu (wyłącznie w wersji „on-site”).

 

VI. Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 02.06.2021 r. do godziny 9.00 na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
ul. Stawki 3A lok 1-2, 00-193 Warszawa

adres e-mail:  zarzad.glowny@ptkardio.pl

z dopiskiem „MK PTK ”.

VII.

1. Oferta winna zawierać informacje wg poniższej specyfikacji, niezbędne w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy;

1. firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej);
2. dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia;
3. zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
4. oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
5. referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu imprez z udziałem środowiska medycznego.

2. Jeżeli oferent chce dołączyć dodatkowe informacje, które jego zdaniem mogą być niezbędne dla prawidłowej oceny oferty i realizacji zamówienia, powinny zostać dołączone do oferty
w postaci załączników. Załączniki są opcjonalne i oferent może w nich zawrzeć informacje, które jego zdaniem wyjaśnią lub doprecyzują najważniejsze elementy Oferty.

3. Wszystkie propozycje cenowe przedstawione w ofercie powinny być wyrażone w złotych. Ceny powinny uwzględniać wszelkie cła, podatki (oprócz VAT), oraz inne koszy płacone przez oferenta. Ceny jednostkowe podane przez Oferenta powinny być stałe i ostateczne
z zastrzeżeniem możliwości ich obniżenia.

4. Oferty, w tym oferta cenowa i kosztorys, powinny być złożone w jednym egzemplarzu opatrzonym koniecznymi podpisami i pieczęciami.

5. Każdy egzemplarz oferty powinien zawierać datę sporządzenia oraz być podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji oferenta, a każda ze stron ponumerowana oraz parafowana przez upoważnione osoby. Jakiekolwiek poprawki muszą być parafowane przez ww. osobę(y). Oprócz podpisów należy podać imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób reprezentujących oferenta. Ponadto Oferta powinna zawierać pełnomocnictwa dla osób upoważnionych do reprezentowania oferenta i podejmowania
w jego imieniu decyzji a w szczególności do złożenia oferty i prowadzenia negocjacji
w zakresie warunków umowy.

6. Do Oferty powinien zostać załączony wykaz dokumentów załączonych do oferty.

 

VIII. Wolą PTK jest przeprowadzenie Kongresu „on-site” z obecnością wykładowców i słuchaczy oraz przedstawicieli przemysłu na miejscu (w Centrum Kongresowym). Biorąc pod uwagę, że sytuacja epidemiczna na dzień ogłoszenia niniejszego zapytania ofertowego i podpisania umowy nie pozwala na jednoznaczne określenie szczegółów trybu realizacji Kongresu („on-site”, „hybrydowy”, całkowicie „on-line”) stąd umowa musi zakładać odstąpienie od tradycyjnej formy kongresu i migracji do form opisanych w zadaniu 1, litera B i C. W tej sytuacji prosimy wszystkich oferentów o podanie ostatecznego terminu bezkosztowej rezygnacji z realizacji Zadania 1 w formule opisanej pod literą A
i migracji do B/C oraz rezygnacji z realizacji Kongresu w formule B i migracji do formuły C.

W przypadku złożenia oferty na realizację zadania 1 należy podać parametry techniczne oraz aplikacje w oparciu, o które będą realizowane transmisje.

Zamawiający zastrzega sobie prawo:

1. unieważnienia Konkursu bez podania przyczyny
2. wydzielenia z przesłanych ofert na realizację zadań poszczególnych części składowych zadania i powierzenie ich innemu oferentowi.

IX. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.

X. PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.

XI. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego.

XII. Oceny ofert dokona komisja złożona z członków powołanych przez Komitet Organizacyjny Kongresu PTK 2022.

XIII. Konkurs przebiegać będzie dwu etapowo:

- I złożenie oferty;

- II spotkanie (możliwość spotkania on-line) z  oferentami wybranymi  w pierwszym  etapie kwalifikacji.

XIV. Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego zawiera klauzulę informacyjną dla reprezentantów oferentów.

 

Komitet Organizacyjny
XXVI Międzynarodowego Kongresu Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

Załącznik nr 3 stanowi wzór umowy na organizację Kongresu PTK, uwzględniający szczególne warunki i ryzyka związane z jego organizacją.