Zapytanie ofertowe na organizację XXIV Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Echokardiografii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego PolEcho 2023

2022-09-09

Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne - Sekcja Echokardiografii organizuje:

„XXIV Ogólnopolską Konferencję Sekcji Echokardiografii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego PolEcho 2023” .

Termin konferencji: 20-24 kwietnia 2023 r. lub 27-29 kwietnia 2023 r.

Miejsce konferencji: PGE Narodowy, al. Księcia Józefa Poniatowskiego 1, Warszawa

Przewidywana liczba uczestników stacjonarnie (on-site): ok. 900-1000 + z równoczesnym nagrywaniem wykładów i transmisją on-line wybranych sesji plenarnych

Organizację konferencji Sekcja Echokardiografii PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

  1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych.
  2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji, w tym zorganizowanie pokoju dla wykładowców oraz przestrzeni na sesję plakatową (przewidywana liczba plakatów – 40).
  3. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej / sal wykładowych (w tym transmisja wybranych sesji z głównej sali wykładowej) i całego obiektu, w tym pokoju wykładowców i zaproszonych Gości, wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputerów prezenterów bezpośrednio na mównicach.
  4. Zapewnienie transmisji wykładów.
  5. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
  6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
  7. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.
  8. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.

Zadanie 2:

  1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
  2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
  3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (ok. 90 osób).
  4. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
  5. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną.
  6. Zapewnienie transportu na trasie hotel-PGE Narodowy.
  7. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 19 kwietnia 2023 lub 26 kwietnia 2023.

Zadanie 3:

  1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac oryginalnych.
  2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy) w wersji polskojęzycznej i angielskojęzycznej.
  3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
  4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
  5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 14 dni od podpisania umowy).
  6. Ubezpieczenie konferencji.
  7. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatów INPHARMA i MedTech dla Konferencji.
  8. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 10 października 2022 r. na adres:

Biuro Zarządu Głównego PTK
ul. Stawki 3A lok 1-2
00-193 Warszawa
Z dopiskiem „XXIV Konferencja SE PTK”

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na oba adresy mailowe:

jan.polanski@cskmswia.gov.pl

Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

  1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
  2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
  3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
  4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
  5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
  6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
  7. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
  8. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
  9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego i Zarządu Sekcji Echokardiografii.

Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:

- I etap złożenie oferty;

- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.

PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.


Harmonogram:

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 10 października 2022r.

Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 14 listopada 2022 r. (Warszawa)

Planowane podpisanie umowy: 28 listopada 2022 r.

 

Komitet Organizacyjny

XXIV Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Echokardiografii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego


Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.