Zaproszenie do składania ofert na organizację imprezy plenerowo-medialnej z okazji Centralnych Obchodów Światowego Dnia Serca 2023

2023-01-18

I.

Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie („PTK”), w ramach prowadzonej działalności statutowej, planuje imprezę plenerowo-medialną o charakterze pikniku/festynu z okazji przypadającego w tym roku Światowego Dnia Serca („Impreza”). Impreza odbędzie się w dniu 1.10.2023 w Poznaniu. W związku z tym PTK zamierza powierzyć organizację Imprezy profesjonalnej firmie zajmującej się działalnością w zakresie public relations, organizowaniem dużych imprez plenerowych (w tym imprez masowych), pozyskiwaniem sponsorów oraz współpracującej z telewizją lokalną lub ogólnopolską („Organizator”). Wskazane jest także doświadczenie Organizatora w promowaniu działalności związanej z medycyną lub zdrowiem. 

II.

Impreza miałaby się odbyć pod patronatem i z udziałem ekspertów PTK. Jej celem jest szeroki oddźwięk medialny i społeczny prowadzący do przekazania społeczeństwu określonych treści z zakresu zdrowego stylu życia.
PTK oczekuje, że Organizator pozyska fundusze sponsorskie pokrywające koszty Imprezy i honorarium Organizatora. Proponowana lokalizacja Imprezy – Poznań: Plac Wolności lub Międzynarodowe Targi Poznańskie.
Czas trwania Imprezy – co najmniej 8 godzin. 

Do obowiązków Organizatora należałoby m.in. zorganizowanie następujących elementów zasadniczych Imprezy:

a) Scena i backstage;

b) program edukacyjno- rozrywkowy realizowany na scenie  i obejmujący:
i) prowadzenie Imprezy przez konferansjera – propozycja konferansjera/moderatora;
ii) występy artystów (np. piosenki z sercem w tytule, kabaret, taniec);
iii) wywiady i prezentacje z udziałem ekspertów i osób publicznych (aktorzy, znani sportowcy, lekarze, politycy) dotyczące:
- pomiaru i znaczenia właściwej kontroli ciśnienia tętniczego;
- problemu nadwagi i otyłości (np. z mini pokazem mody);
- zdrowej diety (np. z pokazami kulinarnymi, konkursem typowych diet narodowych ocenianych pod względem smaku, popularności i zdrowia);
- szkodliwości palenia tytoniu i metod odzwyczajania się od nałogu;
- korzyści aktywności fizycznej;
- kontroli gospodarki lipidowej (cholesterol itd.);
- ogłaszanie i rozstrzyganie konkursów dla publiczności.

c) otoczenie sceny:
i) organizacja (zabezpieczonych przed ewentualnymi niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi) punktów;
- pomiaru ciśnienia;
- poziomu cholesterolu całkowitego;
- wskaźnika masy ciała i obwodu talii;
-  badania EKG, pulsoksymetrii, monitorowania rytmu;
- demonstracji defibrylacji i reanimacji;
- obliczania wskaźnika ryzyka chorób układu krążenia (tzw. SCORE);
-  produkcja i dystrybucja materiałów edukacyjnych i drobnych podarunków dla dzieci i młodzieży;
ii) organizacja strefy rozrywki, w tym przygotowanie koncepcji propozycji zabaw, gier i konkursów dla dzieci, młodzieży i dorosłych, wraz z drobnymi podarunkami;
iii) organizacja stery gastronomicznej, przygotowanie propozycji uwzględniających zasady zdrowego żywienia. 

Inne obowiązki Organizatora związane z Imprezą 

a) Logistyka i PR:
i) uzyskanie formalnych zezwoleń i zabezpieczenie Imprezy, w tym odpowiednie ubezpieczenia;
ii) promocja Imprezy, koordynacja druku i dystrybucja materiałów edukacyjnych oraz współpraca z mediami;
iii) szczegółowa koordynacja warunków produkcji telewizyjnej obejmującej ewentualną transmisję lub relację z Imprezy, dopuszczalnego zakresu eksponowania reklamowanych treści i logo sponsorów;
iv) zabezpieczenie wersji awaryjnej Imprezy na wypadek złych warunków atmosferycznych;

b) Finanse i rozliczenia
1) środki finansowe pozyskiwane przez Organizatora  oraz PTK na przeprowadzenie Imprezy będą gromadzone na utworzonym w tym celu przez PTK subkoncie. 
2) scenariusz Imprezy może być zmodyfikowany za zgodą obu stron w sytuacji uzyskania niewystarczających środków na jego pełną realizację.
3) przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Imprezy z Działem Finansowo-Księgowym PTK leży po stronie Organizatora Imprezy.
4) rozliczenie środków finansowych Imprezy zostanie dokonane przez Dział Finansowo-Księgowy PTK.
5) wypłata honorarium Wykonawcy nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez Komitet Organizacyjny.

III.

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w dziedzinie public relations, doświadczeń w zakresie organizowania dużych imprez plenerowych, współpracy z potencjalnymi sponsorami oraz ewentualnych doświadczeń w zakresie promocji działalności związanej z medycyną lub zdrowiem. 

Dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych do prowadzenia ewentualnych negocjacji oraz w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej);
2. koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania koncesji , zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym ofertą;
3. dokumenty stwierdzające, że osoby, które podpisały ofertę lub będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia;
4. w przypadku oferentów nie sporządzających bilansu – informacja o obrotach, zyskach oraz zobowiązaniach i należnościach ogółem za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności;
5. w przypadku oferentów sporządzających bilans – bilans oraz rachunek zysków i strat za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności;
6. zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
7. wstępny opis sceny i scenariusz Imprezy;
8. propozycję listy artystów/gwiazd zaangażowanych w Imprezie.

IV. 

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Oferty (w formie papierowej oraz wersji elektronicznej należy składać na adres: zarzad.glowny@ptkardio.pl), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, w terminie do dnia 8.02.2023 na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
ul. Stawki 3A lok 1-2, 00-193 Warszawa
z dopiskiem „Centralne Obchody Światowego Dnia Serca 2023”.

PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadniania swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66 – 71 Kodeksu cywilnego.


Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego zawiera klauzulę informacyjną dla reprezentantów oferentów.

Konsultantem Prawnym PTK jest Kancelaria Prawna:
Łozowska & Reczyńska-Ratajczak sp. K.
ul. Marokańska 4 L
03-977 Warszawa
fax: 0-22/ 672-01-04

 

Załącznik nr 1

INFORMACJA DOTYCZĄCA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informujemy, że:

I. Administratorem przekazanych danych osobowych jest Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 3a lok. 1-2, 00-193 Warszawa („PTK"). PTK powołało IOD z którym skontaktować można się pod adresem ptkczlonkowie@gbbsoft.pl w tym także w zakresie zgłaszania jakichkolwiek żądań czy uprawnień wynikających z niniejszej informacji.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z rozpatrzeniem oferty na organizację Centralne Obchody Światowego Dnia Serca 2023 i prowadzeniem negocjacji z oferentem w celu ewentualnego zawarcia umowy („Negocjacje”),
2)  przechowywane przez okres Negocjacji;
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt  b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji Negocjacji.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności dostawca usług i systemów informatycznych, operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VII. Osoba, której dane osobowe są przetwarzane jest uprawniona do:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
6) przeniesienia danych osobowych;
7) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane osobowe są przetwarzane sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane osobowe są przetwarzane do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązane jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności osoby, której dane są przetwarzane.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, osoba której dane osobowe są przetwarzane jest uprawniona do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.