Zapytanie ofertowe 

Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2024" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji. Wolą Sekcji jest powierzenie organizacji konferencji profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem w organizacji wydarzeń podobnego typu. Wolą Sekcji jest organizacja tradycyjnej (stacjonarnej) konferencji, ale warunki epidemiczne mogą spowodować konieczność organizacji konferencji w wersji zdalnej. 

Przedmiot zapytania ofertowego

Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2024 - nowości, wytyczne, wątpliwości", która odbędzie się w Krakowie w dn. 15-16 listopada 2024 r. 

Przewidywana liczba uczestników: 600

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
1. Wynajem przestrzeni i co najmniej czterech sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji
3. Przygotowanie co najmniej jednego kanału transmisji sesji (wykładów, debat). Transmisja sesji w czasie rzeczywistym. 
4. Nagranie wybranych sesji z możliwością ich emisji w późniejszym terminie 
5. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji 
6. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców Konferencji
7. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych 
8. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
9. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu
10. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 70 osób
11. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
12. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 60-70 osób)
13. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
14. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
15. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
16. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji
17. Organizacja wydawania materiałów konferencyjnych uczestnikom
18. Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji
19. Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję
20. W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja tematów poruszanych w czasie Konferencji

Informacje ogólne
1. Konferencja odbędzie się w Krakowie w dniach 15-16 listopada 2024 r. 
2. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części (w tym na realizację tylko jednego zadania), nieprzyjęcia oferty bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji, a także prowadzenia negocjacji. 
3. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. 
4. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK, ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
5. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
a. nazwę i adres oferenta,
b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty,
c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
d. szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
e. wskazanie terminu obowiązywania oferty,
f. określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
g. oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w konkursie ofert i niezgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz ze złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
h. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
i. oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań. 
3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany w wyznaczonym terminie do uzupełnienia oferty o brakujące dane.

Termin składania ofert w formie pisemnej: 1 VI 2024 r.

Ofertę, podpisaną przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy przesłać na adres: 

Piotr Jankowski
Katedra i Klinika Chorób Wewnętrznych i Gerontokardiologii CMKP
ul. Czerniakowska 231
00-416 Warszawa

Informacje: 
Piotr Jankowski
tel.: 501348296
Listel: piotrjankowski.eu@gmail.com 

Łączymy wyrazy szacunku

Komitet Organizacyjny Konferencji