Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Asocjacja Rytmu Serca organizuje:
„Konferencję Asocjacji Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” POLSTIM

Termin konferencji: 29-31.05.2025

Miejsce konferencji: Warszawa

Przewidywana liczba uczestników: 600 osób

Organizację konferencji ARS PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nie objętym umową z właścicielem obiektu.
2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
3. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.
4. Przygotowanie i bezpłatne udostępnienie na czas konferencji mobilnej aplikacji z interaktywnym programem konferencji.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji , z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Wydrukowanie i wydawanie w trakcie konferencji kart do głosowania dla członków ARS PTK w trakcie konferencji POLSTIM 2025.
3. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
4. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 50  osób), w tym spotkanie towarzyszące otwarciu konferencji.
5. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w czasie konferencji.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Zadanie 4:

1. Nagranie transmisja on-line wybranych sesji z możliwością ich późniejszego udostepnienia na platformie edukacyjnej PTK/Stronie ARS-PTK.
2. Transmisja on-line całości konferencji w przypadku, gdyby z przyczyn epidemiologicznych konieczne było by przeprowadzenie konferencji w formie zdalnej lub hybrydowej.

Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 15.09.2024 r., z dopiskiem "Konferencja POLSTIM 2025” na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Zarząd Główny
ul. Stawki 3 A lok. 1-2
00-193 Warszawa

oraz w wersji elektronicznej (PDF.) należy przesłać na poniższe adresy mailowe:
sekretariat.srs@ptkardio.pl;  mcjastrz@cyf-kr.edu.pl; asokal@sccs.pl

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatków, oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa w składzie:

Dr hab. med. Jakub Baran
Dr hab. med. Adam Sokal
Prof. dr hab. med. Marek Jastrzębski

Ewentualny II etap konkursu – spotkania z wybranymi oferentami w trakcie Kongresu PTK w Katowicach (19-21.09.2024).

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.