Szanowni Państwo,

Sekcja KardioOnkologii (SK) Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:
„II Konferencję Sekcji KardioOnkologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego ” 
Termin konferencji: 11 października 2025 roku
Miejsce konferencji: Wrocław  Przewidywana liczba uczestników: 200 osób
Forma uczestnictwa: tryb stacjonarny, jedna sala
Organizację konferencji Sekcji KardioOnkologii PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie: 

Zadanie 1:

1. Wynajem, aranżacja obiektu i jednej sali wykładowej dla potrzeb konferencji 200 osobowej. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nie objętym umową z właścicielem obiektu.
2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.
5. Przygotowanie i bezpłatne udostępnienie na czas konferencji mobilnej aplikacji z interaktywnym programem konferencji.
6. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Wskazanie możliwości zakwaterowania dla uczestników konferencji.
4. Rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 20 osób).

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 26.06.2025., z dopiskiem "II Konferencja Sekcji KardioOnkologii PTK 2025” na adres:

Klinika Kardiologii, Instytut Chorób Serca

Uniwersytecki Szpital Kliniczny we Wrocławiu
ul. Borowska 213
50-556 Wrocław

oraz w wersji elektronicznej (.PDF) należy przesłać na poniższy adres mailowy:
ewa.mroczek@usk.wroc.pl oraz hanna.szczepanik-osadnik@usk.wroc.pl

Oferta winna zawierać ponadto informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatków, oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa w składzie:

1. prof. dr hab. n.med. Ewa Lewicka
2. dr n.med Ewa Mroczek
3. dr n.med Hanna Szczepanik-Osadnik 

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Harmonogram:

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 26 czerwiec 2025
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 27 czerwiec 2025 
Planowane podpisanie umowy: 01 lipiec 2025

Komitet Organizacyjny II Konferencji Sekcji KardioOnkologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego 2025

Uwaga: Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.

Dane osobowe:

Klauzula Informacyjna PTK

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)PTK informuje, że:
2. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferentów - jest PTK.
   II. Dane osobowe będą:
   1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
   2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania, a po jego zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń, czyli zwyczajowo 5 lat.
   III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), gdzie pkt b) jest rozumiany jako podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy; natomiast pkt f) jest rozumiany jako prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości utrzymania bieżącego kontaktu z osobami wskazanym przez Oferenta do kontaktu w związku z niniejszym postępowaniem.
   IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
   V. Dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa lub podmiotu który Państwo reprezentujecie w niniejszym postępowaniu.
   VI. Dane osobowe nie będąprzekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
   VII. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
   VIII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
   1) dostępu do swoich danych osobowych;
   2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
   3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
   4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
   5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
   a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
   b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
   c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
   IX. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone,PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
   X. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
   XI. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
3. Oferentbędący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez PTK a opisane w powyższej Klauzuli informacyjnej.
4. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych opisanych w powyższej Klauzuli Informacyjnej wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.