Szanowni Państwo,
I.
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne – Sekcja Kardiologii Dziecięcej („SKD PTK”) zamierza zorganizować: XXIV Ogólnopolską Konferencję Naukowo-Szkoleniową Sekcji Kardiologii Dziecięcej i Prenatalnej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („Konferencja”).
Termin Konferencji: 7-9.05.2026
Miejsce Konferencji: Radisson Hotel & Suites, Gdańsk
Przewidywana liczba uczestników Konferencji: ok. 250 osób
II.
Organizację Konferencji SKD PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem. Do głównych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad Konferencji, warsztaty naukowe praz wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych.
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb Konferencji, w tym zorganizowanie pokoju dla wykładowców.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu, w tym pokoju wykładowców i zaproszonych Gości, wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputerów prezenterów bezpośrednio na mównicach.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji.
5. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
6. Przygotowanie materiałów konferencyjnych.
7. Przygotowanie identyfikatorów dla zaproszonych Gości, wykładowców i uczestników konferencji.
Zadanie 2:
1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji i uczestników warsztatów drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych i certyfikatów uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Konferencji, z możliwością noclegu dla uczestników w miejscu Konferencji lub bliskiej lokalizacji oraz rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji (dla ok. 50 osób).
4. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców.
5. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji w dniu 8.05.2026 roku oraz spotkania towarzyskiego dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji w dniu 7.05.2026 roku.
7. Zabezpieczenie dobrej współpracy i właściwego wykonania usługi przez Ośrodek Konferencyjny.
Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac wykładów i oryginalnych.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji.
3. Szeroka informacja o Konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie, wydruk, wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji.
5. Opracowanie logo Konferencji.
6. Ubezpieczenie Konferencji.
7. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatów INFARMA i Polmed dla Konferencji.
8. Współpraca przy koordynacji zawierania umów sponsoringu Konferencji.
9. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
10. Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym oraz księgowością PTK oraz Kancelarią Prawną obsługującą PTK.
11. Pozyskiwanie sponsorów Konferencji.
12. Przedstawienie ofert sponsorom Konferencji.
III.
Informacje ogólne:
1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
IV.
Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
3) Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5) Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
6) Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić kosztorys z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
5. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
7. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
V.
Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członków Zarządu SKD PTK.
Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 15.08.2025 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 18.08.2025 r.
Planowane podpisanie umowy: 25.08.2025 r.
Komitet Organizacyjny XXIV Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
VI.
Oferty w mailowe, podpisane podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 15.08.2025 r. z dopiskiem "Konferencja Sekcji Kardiologii Dziecięcej i Prenatalnej 2026" na adresy mail:
Proszę o podawanie Przewodniczącej SKD PTK jako CC: asiaapjk@gmail.com