Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Asocjacja Rytmu Serca organizuje:

„Konferencję Asocjacji Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” POLSTIM

Termin konferencji: 14-16.05.2026

Miejsce konferencji: Lublin

Przewidywana liczba uczestników: 500 osób

Organizację konferencji ARS PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

 

Zadanie 1:

1. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nieobjętym umową z właścicielem obiektu.

2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.

3. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.

4. Przygotowanie i bezpłatne udostępnienie na czas konferencji mobilnej aplikacji z interaktywnym programem konferencji.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.

2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.

3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 50 osób), w tym spotkanie towarzyszące otwarciu konferencji.

4. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w czasie konferencji.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.

2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).

3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).

4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.

5. Ubezpieczenie konferencji.

6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Zadanie 4:

1. Nagranie transmisja on-line wybranych sesji z możliwością ich późniejszego udostepnienia na platformie edukacyjnej PTK/Stronie ARS-PTK.

2. Transmisja on-line całości konferencji w przypadku, gdyby z przyczyn epidemiologicznych konieczne byłoby przeprowadzenie konferencji w formie zdalnej lub hybrydowej.

Zadanie 5:

1. Prowadzenie strony internetowej Asocjacji Rytmu Serca w roku wydarzenia którego dotyczy oferta.

Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 24.10.2025 r., z dopiskiem "Konferencja POLSTIM 2026” na adres:

 

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Zarząd Główny
ul. Stawki 3 A lok. 1-2
00-193 Warszawa

oraz w wersji elektronicznej (PDF.) należy przesłać na poniższy adres mailowy:
sekretariat.srs@ptkardio.pl

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).

2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.

3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatków, oraz składek na ubezpieczenie społeczne.

4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.

5. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

 

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa w składzie:

prof. dr hab. Marek Jastrzębski
prof. dr hab. Jakub Baran
dr hab. Adam Sokal
dr hab. Michał Mazurek
dr hab. Andrzej Głowniak

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.