Szanowni Państwo,

I.

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie („PTK”), organizuje:

89 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („Konferencja”).

Termin Konferencji: 22.05.2026 - 23.05.2026 r.

Miejsce Konferencji: Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu („Teatr”)

Przewidywana liczba uczestników Konferencji: 600

Organizację Konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem w organizacji tego typu przedsięwzięć („Wykonawca”).

Konferencja odbędzie się w formule tradycyjnej stacjonarnej „on-site” (wykładowcy
i uczestnicy Konferencji na miejscu w Teatrze).

II.

Do głównych zadań Wykonawcy należeć będzie w szczególności:

We współpracy z Teatrem: 

(w zakresie zadań, które w toku Konferencji będzie realizował Teatr, do zadań Wykonawcy należeć będzie sprawdzenie poprawności realizacji tych zadań, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków - zapewnienie we współpracy z Teatrem odpowiednich działań naprawczych lub uzupełniających) 

1. Aranżacja obiektu w Teatrze oraz sal wykładowych i warsztatowych dla potrzeb Konferencji.
2. Zapewnienie wyposażenia oraz obsługi technicznej sal wykładowych, warsztatowych
   i całego obiektu w Teatrze wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji Konferencji.
3. Zapewnienie przed salami wykładowymi monitorów z programami danej sesji.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców Konferencji (serwis kawowy oraz lunchowy dla uczestników Konferencji w dniach odbywania się Konferencji).
5. Przygotowanie i obsługa VIP room’u w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i podmiotów produkujących sprzęt medyczny (w porozumieniu z Teatrem i PTK) oraz korespondencja techniczna z firmami
   z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
7. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich edycji oraz zebranie plików zawierających prezentacje wykładów w celu ich wykorzystania i emisji po Konferencji w szczególności na Multimedialnej Platformie Edukacyjnej PTK oraz zbieranie dla PTK zgód wykładowców według wzoru przekazanego przez PTK na wykorzystanie ich wizerunku oraz danych osobowych i prezentacji, a także przeniesienie na PTK pełni praw pokrewnych do nagrań sesji i wykładów.

oraz:

8. Rejestracja uczestników Konferencji drogą elektroniczną lub w czasie Konferencji,
   z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
9. Administracja bazą danych osobowych uczestników Konferencji z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
10. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat uczestnictwa
    w Konferencji wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające
    w ich imieniu lub na ich rzecz, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat.
11. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników Konferencji
    w pobliżu odbywania się Konferencji.
12. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowców i zaproszonych gości Konferencji (około 150 osób) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym Konferencji.
13. Zapewnienie transportu dla wykładowców na trasie hotel-Teatr oraz transportu tam
    i z powrotem z Teatru i hotelu na kolację w pierwszym dniu Konferencji.  
14. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych gości Konferencji przyjeżdzających dzień przed rozpoczęciem Konferencji – bufet 20:00 do 24:00.
15. Zorganizowanie kolacji dla uczestników Konferencji w formule „Get Together”.
16. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami Konferencji.
17. Opracowanie oprawy graficznej Konferencji (w ciągu 2 tygodni od rozstrzygnięcia niniejszego postępowania ofertowego) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym Konferencji.
18. Przygotowanie i prowadzenie po akceptacji PTK - strony www Konferencji (uruchomienie najpóźniej w ciągu 2 tygodni od rozstrzygnięcia niniejszego postępowania ofertowego).
19. Wykonanie dokumentacji fotograficznej i filmowej Konferencji wraz z wywiadami zaproszonych wykładowców w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym Konferencji, w tym uzyskanie autorskich praw majątkowych do tej dokumentacji zdjęciowej lub filmów bezpośrednio na PTK albo w celu przeniesienia tych praw na PTK w całości oraz uzyskanie wszelkich niezbędnych lub wymaganych zgód osób, których wizerunki zostały na zdjęciach lub filmach utrwalone.
20. Przeprowadzenie szerokiej promocji Konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
21. Przygotowanie i wydanie uczestnikom Konferencji materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu Konferencji oraz zakup toreb konferencyjnych wraz z ich spakowaniem i dystrybucją.
22. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w Konferencji, w tym również certyfikatów za udział w warsztatach towarzyszących Konferencji.
23. Ubezpieczenie przeprowadzenia Konferencji.
24. Uzyskanie certyfikacji Konferencji wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne.
25. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
26. Promocja czasopisma „Kardiologia Polska” we współpracy w wydawcą tego czasopisma.
27. Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz pokrewnych do wszelkich utworów lub programów stworzonych przez Wykonawcę w toku realizacji Konferencji i współpracy
    z PTK.

III.

1. Oferty wraz z kosztorysem usług wskazanych w punkcie II powyżej wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do składania ofert w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 19.01.2026 r.na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne

Biuro Zarządu Głównego PTK
Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa

z dopiskiem: „89 Wiosenna Konferencja PTK”

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adresy mailowe: zarzad.glowny@ptkardio.pl oraz marek.gierlotka@gmail.com

2. Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji PTK lub Sekcji PTK lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.
3. Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych
   w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
4. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
5. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
6. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
7. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
8. Oceny ofert i Kosztorysu dokona komisja wyznaczona przez PTK.
9. Jeżeli oferent chce dołączyć dodatkowe informacje, które jego zdaniem mogą być niezbędne dla prawidłowej oceny oferty i realizacji zamówienia, powinny zostać dołączone do oferty w postaci załączników. Załączniki są opcjonalne i oferent może w nich zawrzeć informacje, które jego zdaniem wyjaśnią lub doprecyzują najważniejsze elementy oferty.
10. Wszystkie propozycje cenowe przedstawione w ofercie powinny być wyrażone w złotych. Ceny powinny uwzględniać wszelkie cła, podatki (oprócz VAT), oraz inne koszy płacone przez oferenta. Ceny jednostkowe podane przez oferenta powinny być stałe i ostateczne z zastrzeżeniem możliwości ich obniżenia.
11. Oferty, w tym oferta cenowa i kosztorys, powinny być złożone w jednym egzemplarzu opatrzonym koniecznymi podpisami i pieczęciami.
12. Każdy egzemplarz oferty powinien zawierać datę sporządzenia oraz być podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji oferenta, a każda ze stron ponumerowana oraz parafowana przez upoważnione osoby. Jakiekolwiek poprawki muszą być parafowane przez ww. osobę(y). Oprócz podpisów należy podać imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób reprezentujących oferenta. Ponadto Oferta powinna zawierać pełnomocnictwa dla osób upoważnionych do reprezentowania oferenta i podejmowania w jego imieniu decyzji a w szczególności do złożenia oferty i prowadzenia negocjacji w zakresie warunków umowy.
13. Do Oferty powinien zostać załączony wykaz dokumentów załączonych do oferty.
14. Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego zawiera klauzulę informacyjną dla reprezentantów oferentów.
15. PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Komitet Organizacyjny 89 Wiosennej Konferencji PTK