Szanowni Państwo,
I.
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”) – Asocjacja Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („AENiT PTK”) zamierza zorganizować:
33. Konferencję Asocjacji Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego KASPROWISKO 2027 („Konferencja”)
Termin Konferencji: 17-20 marca 2027
Miejsce Konferencji: Karpacz, Hotel Gołębiewski w Karpaczu, Karpacz ul. Karkonoska 14
Przewidywana liczba uczestników Konferencji: ok. 1500
II.
Organizację Konferencji AENiT PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie zajmującej się organizacją konferencji i szkoleń. Do głównych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad Konferencji oraz wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych.
2. Aranżacja w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym Konferencji obiektu, w którym odbędzie się Konferencja oraz przygotowanie sal wykładowych dla potrzeb Konferencji.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputerów prezenterów bezpośrednio na mównicach; zapewnienie możliwości odtworzenia na salach wykładowych uprzednio nagranych przez wykładowców prezentacji; zapewnienie możliwości przeprowadzenia wykładu on-line dla wykładowców, którzy nie będą mogli być obecni na Konferencji.
4. Stworzenie listy potencjalnych Sponsorów i Partnerów Konferencji, a następnie podjęcie pełnej współpracy ze Sponsorami i Partnerami Konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi, z którymi PTK zawrze umowy; sformułowanie ofert dla Sponsorów i Partnerów.
5. Przygotowanie wystawy dla Sponsorów i Partnerów Konferencji oraz korespondencja techniczna z firmami, zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
6. Wykonanie w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym Konferencji projektu, a następnie zakup i spakowanie toreb/plecaków z materiałami konferencyjnymi.
7. Przygotowanie w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym Konferencji identyfikatorów dla zaproszonych Gości, wykładowców i uczestników Konferencji.
8. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna i filmowa całej Konferencji z uzyskaniem zgód na korzystanie z wizerunków i przeniesieniem autorskich praw majątkowych praw do zdjęć i nagrań na rzecz PTK; zakres dokumentacji oferent ustala z Komitetem Organizacyjnym Konferencji.
Zadanie 2:
1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności online, obsługa recepcji konferencyjnej z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych oraz certyfikatów uczestnictwa (możliwość przesłania certyfikatów drogą elektroniczną). Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Konferencji, z możliwością noclegu dla uczestników w miejscu Konferencji lub bliskiej lokalizacji oraz rezerwacja hotelu wraz z pełnym wyżywieniem dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji (ok. 150 osób).
4. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych oraz transport z lotniska we Wrocławiu i z powrotem dla ewentualnych gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana (maksymalnie 5 osób).
5. Zapewnienie transportu z Jeleniej Góry do Hotelu Gołębiewski w Karpaczu dla wybranych wykładowców (maksymalnie 10 osób).
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji w godzinach wieczornych w dniu 18 marca 2027 roku, w tym obsługi muzycznej w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym Konferencji - spotkanie bezpłatne dla wykładowców i zaproszonych gości, płatne dla pozostałych uczestników Konferencji.
7. Przygotowanie uroczystej kolacji dla uczestników Konferencji w godzinach wieczornych w dniu 19 marca 2027 roku, w tym obsługi muzycznej w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym Konferencji - spotkanie bezpłatne dla wykładowców i zaproszonych gości, płatne dla pozostałych uczestników Konferencji.
8. Zorganizowanie cateringu dla wszystkich uczestników Konferencji, w tym przerw kawowych w każdym dniu Konferencji oraz posiłków lunchowych w każdym dniu Konferencji (lunche bezpłatnie dla wykładowców, płatnie dla pozostałych uczestników Konferencji) oraz pomieszczenia “VIP room” z cateringiem (bufet) przez czas trwania Konferencji dla osób z identyfikatorem VIP (około 80 osób).
9. Przygotowanie w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym Konferencji w dniu 19 marca 2026 w godzinach przedpołudniowych wycieczki w góry Karkonosze obsługiwanej przez profesjonalnego Przewodnika Karkonoskiego; opcja dla osób zainteresowanych, dodatkowo płatna dla wykładowców i pozostałych uczestników Konferencji.
10. Zabezpieczenie dobrej współpracy i właściwego wykonania usługi przez Hotel Gołębiewski w Karpaczu, zapewnienie pełnej trójstronnej korespondencji między Hotelem, Komitetem Organizacyjnym Konferencji i organizatorem logistycznym.
11. Przeniesienie na PTK autorskich praw majątkowych do wszelkich utworów stworzonych przeze oferenta w ramach realizacji umowy zawartej z PTK – w ramach wynagrodzenia oferenta.
Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną (system PTK lub własny oferenta) propozycji sesji, wykładów oraz streszczeń prac oryginalnych.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji na domenie internetowej kasprowisko.pl, stworzenie i prowadzenie profilu Konferencji na stronie www.facebook.pl. oraz w innych mediach społecznościowych.
3. Szeroka informacja o Konferencji (media, media społecznościowe strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie, zaprojektowanie, złożenie i wydruk w formacie książkowym Programu Konferencji zawierającej także treść abstraktów prac oryginalnych zgłoszonych przez uczestników.
5. Opracowanie logo Konferencji.
6. Ubezpieczenie Konferencji.
7. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatu Polmed i MedTech dla Konferencji.
8. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
9. Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym i Naukowym.
III.
Informacje ogólne:
1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferenta, jak również nie wybrania żadnego z oferentów - bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
4. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
5. Zaproszenie do negocjacji po złożeniu oferty nie stanowi przyjęcia oferty oferenta.
IV.
Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
3) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
4) Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić przewidywane koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
5. Uwzględnienie w kosztorysie organizacji konferencji dodatkowego kosztu w wysokości 3% udokumentowanego przychodu netto konferencji na pokrycie kosztów obsługi organizacji konferencji ponoszonych przez PTK
6. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
7. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do PTK, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty, oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
V.
Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członków Zarządu AENiT PTK.
Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkania z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny w całości lub w części.
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: do 5.05.2026
Otwarcie ofert: 10.05.2026
Planowane podpisanie umowy: 20.05.2026
VI.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w formie dokumentowej - w terminie do 05.05.2026 z dopiskiem "Kasprowisko 2027" na adresy mailowe: bartoszszafran73@gmail.com oraz kurpesa@ptkardio.pl.
VII. Dane osobowe
1. Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) „RODO” PTK informuje, że:
I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferentów - jest PTK (z siedzibą w Warszawie (kod: 00-193), przy ulicy Stawki 3a lokal 1-2). Administrator powołał IOD, z którym można się skontaktować mailowo pod adresem iod@ptkardio.pl
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) RODO, tzn. działania zmierzające do podpisania umowy oraz prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości kontaktu z oferentami.
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe nie mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej – przesyłając ofertę w odpowiedzi na powyższe zaproszenie oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych przez PTK opisane w punkcie powyżej.
3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazane
w punkcie VII wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.