6 II 2023

Zapytanie ofertowe 

Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2023" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji. Wolą Sekcji jest powierzenie organizacji konferencji profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem w organizacji wydarzeń podobnego typu. Wolą Sekcji jest organizacja tradycyjnej (stacjonarnej) konferencji, ale warunki epidemiczne mogą spowodować konieczność organizacji konferencji w wersji zdalnej.

Ponadto wolą Sekcji jest zlecenie zaprojektowania i prowadzenia profesjonalnej i nowoczesnej strony internetowej Sekcji.

Przedmiot zapytania ofertowego

Zadanie I – organizacja konferencji

I
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2023 - nowości, wytyczne, wątpliwości" w wersji stacjonarnej, która odbędzie się w Krakowie w dn. 17-18 listopada 2023 r. 

Przewidywana liczba uczestników: 600

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
1. Wynajem przestrzeni i co najmniej czterech sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji 
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców Konferencji
5. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych 
6. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
7. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu
8. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 70 osób
9. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
10. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 60-70 osób)
11. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
12. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
13. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
14. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji
15. Organizacja wydawania materiałów konferencyjnych uczestnikom
16. Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji
17. Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję
18. W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja tematów poruszanych w czasie Konferencji

II
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2023 - nowości, wytyczne, wątpliwości" w wersji zdalnej, która odbędzie się w dn. 17-18 listopada 2023 r. 

Przewidywana liczba uczestników: 3 000

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
1. Przygotowanie co najmniej trzech kanałów transmisji sesji (wykładów, debat) bez obecności na miejscu wykładowców, z transmisją wszystkich wykładów (dyskusji) spoza studia
2. Przygotowanie jednego studia dla organizatorów z transmisją sesji w internecie
3. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym
4. Nagranie wybranych sesji z możliwością ich emisji w późniejszym terminie
5. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Konferencji z możliwością komentowania i zdawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym
6. Umożliwienie uczestnikom Konferencji zdalnego udzielania odpowiedzi (głosowania) na pytania zadawane w trakcie wykładów
7. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanałach, w których będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami Konferencji.
8. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostępu do zawartości Konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
9. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom Konferencji 
10. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie Konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu.
11. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
12. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
13. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
14. Przygotowanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji
15. Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji
16. Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję
17. W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja tematów poruszanych w czasie Konferencji

III
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2023 - nowości, wytyczne, wątpliwości" w wersji mieszanej (wykładowcy wykładają z centrum konferencyjnego, uczestnicy mogą uczestniczyć w konferencji w centrum handlowym lub zdalnie), która odbędzie się w dn. 17-18 listopada 2023 r. 

Przewidywana liczba uczestników: 3 000

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
1. Przygotowanie co najmniej trzech sal wykładowych pełniących jednocześnie rolę studiów z możliwością transmisji sesji w internecie
2. Aranżacja obiektu dla potrzeb Konferencji
3. Przygotowanie co najmniej trzech kanałów transmisji sesji (wykładów, debat)
4. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym
5. Nagranie wybranych sesji z możliwością ich emisji w późniejszym terminie
6. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Konferencji z możliwością komentowania i zdawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym
7. Umożliwienie uczestnikom Konferencji zdalnego udzielania odpowiedzi (głosowania) na pytania zadawane w trakcie wykładów
8. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji 
9. Zapewnienie obsługi cateringowej dla wykładowców Konferencji
10. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanałach, w których będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami Konferencji.
11. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostępu do zawartości Konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
12. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
13. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom Konferencji 
14. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu
15. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
16. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 70 osób
17. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
18. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 60-70 osób)
19. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
20. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
21. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji
22. Organizacja wydawania materiałów konferencyjnych uczestnikom
23. Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji
24. Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję
25. W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja tematów poruszanych w czasie Konferencji

Zadanie II – organizacja konferencji

Zaprojektowanie i prowadzenie strony internetowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego pod adresem: www.prewencja.ptkardio.pl Do głównych zadań firmy należeć będzie:
1. Zaprojektowanie nowoczesnej i profesjonalnej strony internetowej, która będzie współpracować z wszystkimi systemami (np. Windows, iOS)  działającymi na urządzeniach stacjonarnych, jak i przenośnych.
2. Prowadzenie strony internetowej, w tym usuwanie wszelkich błędów oraz uaktualnianie treści strony internetowej zgodnie z sugestiami osób upoważnionych przez Sekcję

Informacje ogólne
1. Konferencja odbędzie się w Krakowie w dniach 17-18 listopada 2023 r. 
2. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części (w tym na realizację tylko jednego zadania), nieprzyjęcia oferty bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji, a także prowadzenia negocjacji. 
3. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. 
4. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK, ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
5. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
a. nazwę i adres oferenta,
b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty ,
c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
d. szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
e. wskazanie terminu obowiązywania oferty,
f. określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
g. oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w konkursie ofert i niezgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz ze złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
h. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
i. oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań. 
3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany w wyznaczonym terminie do uzupełnienia oferty o brakujące dane.

Termin składania ofert w formie pisemnej: 6 III 2022 r.
Ofertę, podpisaną przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy przesłać na adres: 

Piotr Jankowski

Katedra i Klinika Chorób Wewnętrznych i Gerontokardiologii CMKP
ul. Czerniakowska 231
00-416 Warszawa

Informacje: 
Piotr Jankowski
tel.: 501348296
e-mail: piotrjankowski@interia.pl 

Łączymy wyrazy szacunku
Komitet Organizacyjny Konferencji