Regulamin przyznawania i rozliczania delegacji na wyjazdy zagraniczne i krajowe
w Polskim Towarzystwie Kardiologicznym

I.

Niniejszym regulamin („Regulamin”) określa zasady finansowania przez Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie („PTK”) wyjazdów („Wyjazd”) osób fizycznych na kongresy naukowe międzynarodowe lub krajowe lub szkolenia.

II.

1. Dofinansowanie Wyjazdu ma na celu umożliwienie czynnego uczestnictwa w kongresie międzynarodowym lub krajowym osobie, będącej pierwszym autorem pracy przyjętej do przedstawienia w formie ustnej lub plakatowej na jednym ze zjazdów ujętych na tzw. grantowej liście głównej PTK zatwierdzonej przez Zarząd Główny PTK („Lista Główna”) lub kongresie wytypowanym przez poszczególne Asocjacje lub Sekcje PTK, przy czym lista zjazdów wytypowanych przez Asocjacje lub Sekcje zawarta jest się w Załączniku nr 1 do Regulaminu („Lista Asocjacji i Sekcji”).
2. Sekcje i Asocjacje, w drodze uchwały Zarządu odpowiednio Sekcji bądź Asocjacji, mogą również przyznawać swoim członkom środki na pokrycie kosztów Wyjazdu w szkoleniach krajowych lub zagranicznych.
3. Przyznane i wypłacone dofinansowanie Wyjazdu stanowić będzie zwrot udokumentowanych wydatków w wysokości ustalonej zgodnie z Regulaminem.
4. Wyjazdy są finansowane ze środków finansowych PTK, nie pozostających
w dyspozycji którejkolwiek z jednostek organizacyjnych PTK bądź ze środków finansowych pozostających w dyspozycji Oddziału, Asocjacji bądź Sekcji.
5. Dofinansowanie Wyjazdu dotyczącego Listy Głównej może być przyznane każdemu członkowi PTK, który spełnia warunki wskazane w Regulaminie.
6. Wnioski na dofinansowanie Wyjazdu z Listy Głównej należy składać do Komisji Nauki i Grantów PTK a wnioski na dofinansowanie Wyjazdu z Listy Asocjacji i Sekcji składać należy odpowiednio do Zarządu Asocjacji bądź Sekcji.
7. W zakresie dofinansowania Wyjazdu dotyczącego Listy Głównej Komisja Nauki
i Grantów ustala z jakiego źródła (pkt 4 powyżej) będzie dokonane dofinansowanie i wskazuje to źródło w rekomendacji dla Zarządu Głównego PTK po dokonaniu ewentualnych uzgodnień
z Zarządem jednostki organizacyjnej PTK, z której środków ma być dokonane dofinansowanie.
8. Wysokość dofinansowania Wyjazdów i ich liczba ze środków finansowych PTK nie pozostających w dyspozycji żadnej jednostki organizacyjnej PTK jest ustalana corocznie przez Zarząd Główny PTK.
9. Lista Asocjacji, Sekcji i Oddziałów uczestniczących we współfinansowaniu Wyjazdów dotyczących Listy Głównej jest zamieszczona na stronie PTK.
10. Liczba Wyjazdów współfinansowanych przez Asocjacje, Sekcje i Oddziały jest przedmiotem corocznych ustaleń Asocjacji, Sekcji i Oddziałów z Komisją Nauki i Grantów PTK.
11. Wysokość i liczba finansowania Wyjazdów wyłącznie przez Asocjacje bądź Sekcje jest ustalana samodzielnie przez odpowiednio Zarządy Asocjacji i Sekcji na podstawie aktualnej sytuacji finansowej.

III. Dodatkowe warunki przyznania dofinansowania Wyjazdu dotyczącego Listy Głównej

1. Lista Główna obejmuje następujące zjazdy, co do których w poniższych terminach należy składać wnioski o dofinansowanie:
a) Annual Scientific Session of American Heart Association – na 6 tygodni przed planowanym rozpoczęciem zjazdu ;
b) Annual Scientific Session of American College of Cardiology - na 6 tygodni przed planowanym rozpoczęciem zjazdu;
c) Congress of European Society of Cardiology – do 1 czerwca każdego roku.
2. Dofinansowanie Wyjazdu jest przyznawane tylko pierwszemu autorowi pracy prezentowanej na zjeździe.
3. Osoba ubiegająca się o dofinansowanie Wyjazdu dotyczącego Listy Głównej winna być członkiem PTK przez okres nie krótszy niż 2 lata wliczając w to okres pozostawania członkiem kandydatem oraz nie może zalegać z opłaceniem składek członkowskich na datę składania wniosku o dofinansowanie.
3. Ośrodek w Polsce jest wymieniony w abstrakcie jako miejsce, gdzie praca powstała osoby ubiegającej się o dofinansowanie Wyjazdu dotyczącego Listy Głównej (może być wymieniony razem z ośrodkami zagranicznymi).
4. Przyjęta do przedstawienia na zjeździe praca nie była do tej pory prezentowana na żadnym innym zjeździe ujętym na Liście Głównej lub na Liście Asocjacji i Sekcji.
5. W okresie jednego roku kalendarzowego jeden autor nie może otrzymać dofinansowania więcej niż 2 Wyjazdów.
6. Ubiegający się o dofinansowanie Wyjazdu nie może zalegać z rozliczeniem finansowym lub merytorycznym dotychczas przyznanych przez Zarząd Główny PTK lub Asocjację, lub Sekcję jakichkolwiek delegacji (Wyjazdów) lub grantów naukowych przyznawanych przez PTK.
7. Jeżeli poprzedni grant wyjazdowy przyznano w okresie krótszym niż 12 miesięcy od daty wnioskowania o dofinansowanie Wyjazdu, to nie jest niezbędne przedstawienie rozliczenia merytorycznego takiego grantu, ale należy podać informację o stopniu zaawansowania przygotowania publikacji.
8. Decyzja o przyznaniu dofinansowania Wyjazdu dotyczącego Listy Głównej jest podejmowana przez Zarząd Główny PTK na podstawie rekomendacji Komisji Nauki i Grantów PTK.
9. Od decyzji odmownej przyznania dofinansowania Wyjazdu na konferencję z Listy Głównej przysługuje możliwość odwołania w terminie 7 dni od momentu powzięcia wiadomości o decyzji odmownej do Zarządu Głównego PTK, który rozpatrzy wniosek ponownie, Po tym terminie odwołania nie będą rozpatrywane. Decyzja podjęta w wyniku odwołania jest ostateczna i wiążąca.
10.Osoba, której przyznano dofinansowanie Wyjazdu może ubiegać się (wyłącznie w uzasadnionych przypadkach) o dokonanie zaliczki w wysokości 50% przyznanych środków po złożeniu podania do Komisji Nauki i Grantów PTK, co nie zwalnia z obowiązku udokumentowania wszystkich wydatków do rozliczenia końcowego.
11. Obowiązkiem osoby, która otrzymała dofinansowanie Wyjazdu jest opublikowanie wygłoszonej na Wyjeździe pracy. Praca powinna być przyjęta do druku/opublikowana w czasie do 12 miesięcy od jej wygłoszenia w piśmie, którego Impact Factor jest większy lub równy Impact Factorowi Kardiologii Polskiej w roku publikacji pracy. Jest to również warunkiem ubiegania się
o kolejne dofinansowanie.
12. Asocjacje lub Sekcje mogą dofinansowywać Wyjazdy pielęgniarkom, technikom medycznym lub innym pracownikom pomocniczym. W takim przypadku nie jest niezbędne rozliczenie merytoryczne dofinansowania Wyjazdu.
13.Skarbnik odpowiednio Asocjacji lub Sekcji PTK przekazuje corocznie, w terminie do końca roku kalendarzowego informacje o liczbie i wysokości przyznanych dofinansowań Wyjazdów ze środków, które pozostają w wyłącznej dyspozycji odpowiedni Sekcji bądź Asocjacji do Komisji Nauki i Grantów PTK.

IV. Zasady składania dokumentów o przyznanie dofinansowania Wyjazdu z Listy Głównej

1. Dokumenty są przyjmowane tylko w formie elektronicznej przysyłanej na adres: zarzad.glowny@ptkardio.pl
2 Lista dokumentów:
a) skan wypełnionego i podpisanego wniosku, którego wzór zawiera Załącznik nr 2 do Regulaminu,
b) kopia abstraktu przyjętej pracy,
c) kopia potwierdzająca przyjęcie pracy do przedstawienia na Wyjeździe,
d) Certyfikat Członkowski PTK,
e) numer rachunku bankowego, na które mają być przelane środki finansowe w ramach dofinansowania Wyjazdu,
f) osoby, które nigdy wcześniej nie korzystały z grantów wyjazdowych przyznawanych przez Zarząd Główny PTK lub przez Asocjacje bądź Sekcje, nie otrzymały grantu naukowego PTK - dołączają skan podpisanego oświadczenia o takim fakcie,
g) osoby, które otrzymały wcześniej grant wyjazdowy przyznany przez Zarząd Główny PTK dołączają informację o rozliczeniu finansowym i merytorycznym takiego grantu.
3. Merytorycznym rozliczeniem wcześniej przyznanego grantu jest:
a) kopia opublikowanej już pracy (z dołączoną kopią abstraktu będącego podstawą przyznania grantu),
b) kopia decyzji o przyjęciu pracy do druku z kopią pracy (z dołączoną kopią abstraktu będącego podstawą przyznania grantu),
c) osoby, które otrzymały wcześniej grant naukowy PTK, którego czas realizacji jest zakończony - dołączają informację od Komisji Nauki i Grantów PTK o zakończeniu rozliczenia grantu,
d) osoby, które otrzymały wcześniej grant Asocjacji lub Sekcji przedstawiają zaświadczenie odpowiednio od Asocjacji lub Sekcji o rozliczeniu grantu,
e) jeżeli osoba wnioskująca o dofinansowanie Wyjazdu otrzymała grant
w okresie 12 miesięcy przed datą wnioskowania, to w rozliczeniu merytorycznym powinna przedstawić stan przygotowania publikacji pracy.

V. Zasady składania dokumentów o przyznanie grantu z Listy Asocjacji i Sekcji

Listę dokumentów składanych o dofinansowanie Wyjazdu przez Asocjację lub, Sekcję ustalają odpowiednio Asocjacje i Sekcje.

VI. Zasady rozliczania dofinansowania Wyjazdu

1. Przyznane dofinansowanie Wyjazdu rozliczane jest na podstawie przedstawionych oryginalnych imiennych faktur, rachunków lub innych dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatku, np. bilety związanych bezpośrednio z udziałem w Wyjeździe. Przedstawienie rachunków na kwotę przewyższającą wysokość przyznanego dofinansowania Wyjazdu nie upoważnia do ubiegania się o zwrot kwot ponad wysokość przyznanego dofinansowania.
2. W rozliczeniu Wyjazdu uwzględniane będą tylko: koszty podróży (w przypadku przelotu samolotem lub przejazd koleją i autokarem - koszt najtańszego biletu na najkrótszej trasie),
w przypadku podróży samochodem rozliczane są koszty paliwa do wysokości ceny przeciętnego biletu lotniczego w klasie ekonomicznej; koszty zakwaterowania, zgodnie z obowiązującym na poszczególne kraje limitem (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) koszty rejestracji w tych przypadkach, gdy organizatorzy nie zwalniają z opłaty rejestracyjnej pierwszych autorów przyjętych do przedstawienia prac.
3. Rozliczenie Wyjazdu winno być przesłane do głównej księgowej/księgowego PTK w terminie do 1 miesiąca od zakończenia Wyjazdu. Wszystkie rozliczenia oprócz Wyjazdów rozpoczynających się w grudniu danego roku winny być ostatecznie dokonane do końca roku kalendarzowego.

VI. Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Poprzez złożenie wniosku o dofinansowanie Wyjazdu, wnioskodawca akceptuje Regulamin. Załączniki do Regulaminu stanowią jego integralną część.
2. Administratorem danych osobowych wnioskodawców o Grant („Dane”) jest Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”) z siedzibą w Warszawie (kod: 00-193), przy ulicy Stawki 3a lokal 1-2.
3. Do wniosku winna być dołączona zgoda na przetwarzanie danych osobowych i informacji wnioskodawcy według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Regulaminu.
4. Podanie Danych jest warunkiem złożenia wniosku o dofinansowanie Wyjazdu. Odmowa podania Danych uniemożliwia złożenie wniosku o dofinansowanie Wyjazdu.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt a), b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”)
6. Dane mogą być udostępniane podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności dostawca usług i systemów informatycznych, operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
7. Dane nie będą przekazywane do państw/organizacji międzynarodowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
8. Dane nie będą profilowane ani automatyzowane.
9. Dane będą przetwarzane wyłącznie w celu rozpoznania wniosku o dofinansowanie Wyjazdu oraz w przypadku przyznania dofinansowania Wyjazdu – Dane osoby, której dofinansowanie zostało przyznane - w celu rozliczenia dofinansowania tj. przez okres przewidziany dla realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz przez okres przedawnienia roszczeń oraz do momentu zakończenia postępowań cywilnych, egzekucyjnych, administracyjnych i karnych wymagających przetwarzania Danych. Po upływie wskazanych okresów Dane zostaną zniszczone.
10. Skargę dotyczącą przetwarzania Danych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Osobie, której Dane dotyczą przysługuje prawo sprostowania Danych, dostępu do Danych, do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania Danych. Żądanie, o którym mowa winno zostać przesłane na adres: ptkczlonkowie@gbbsoft.pl
12. .Osobie, której Dane dotyczą przysługuje prawo do złożenia do sprzeciwu wobec przetwarzania Danych oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które nastąpiło przed wycofaniem zgody. Żądanie, o którym mowa winno zostać przesłane na adres PTK.